Il tasso di apertura di un’e-mail professionale dipende anche dall’orario di invio. Un messaggio ricevuto al momento giusto ha più probabilità di essere letto, cliccato e gestito. Ma l’idea di un orario ideale si basa su meccanismi precisi, che è bene comprendere prima di scegliere quando inviare.
Perché il tasso di apertura non basta più per valutare l’orario di invio
Prima di cercare l’orario migliore, bisogna sapere che cosa si sta misurando. Per molto tempo, il tasso di apertura è stato il principale indicatore per valutare le prestazioni di un invio. Un pixel invisibile integrato nel messaggio si carica quando il destinatario apre l’e-mail e il sistema registra l’azione.
Questo meccanismo è diventato meno affidabile. Apple Mail Privacy Protection può caricare il contenuto di un messaggio in background, senza che venga effettivamente letto. Un aumento del tasso di apertura dopo aver cambiato orario non dimostra quindi che la nuova fascia oraria funzioni meglio.
I clic e le conversioni restituiscono un quadro più accurato del coinvolgimento reale. Per confrontare due orari di invio, bisogna mantenere invariati il contenuto e il pubblico, e osservare le azioni concrete (clic su un link, risposta, acquisto) anziché limitarsi alle aperture. Come spiega Nefa Blog sulle e-mail professionali, anche l’invio a tarda ora può influenzare la percezione del messaggio da parte del destinatario, al di là dei soli dati.
Orari di invio delle e-mail: cosa mostrano i dati aggregati
La maggior parte degli studi sull’argomento converge su due fasce mattutine. La prima è tra le 8 e le 10, quando i professionisti consultano la posta in arrivo appena arrivati in ufficio o all’inizio della giornata. La seconda, citata meno spesso, è tra le 13 e le 14, al rientro dalla pausa pranzo.
Per quanto riguarda i giorni della settimana, martedì e giovedì sono spesso quelli in cui il coinvolgimento è più elevato in ambito B2B. Il lunedì risente dell’accumulo dei messaggi del fine settimana. Il venerdì, l’attenzione diminuisce con il passare delle ore.
Queste tendenze generali presentano un problema logico. Se tutti i mittenti programmano gli invii di martedì alle 9, la posta in arrivo dei destinatari si ritrova sovraccarica proprio in quel momento. Una fascia oraria considerata ideale perde il suo vantaggio quando la usano tutti.
Contesto B2B e contesto B2C: due ritmi diversi
In ambito B2B, le e-mail inviate durante l’orario di lavoro attirano maggiormente l’attenzione, perché il destinatario è già davanti allo schermo per lavorare. In questo caso, gli invii nel fine settimana raramente danno buoni risultati.
In ambito B2C, i comportamenti sono più vari. Un’e-mail promozionale inviata il sabato mattina può funzionare molto bene se il pubblico di riferimento consulta i messaggi personali in quel momento. Anche la fascia di fine giornata, tra le 17 e le 19, raggiunge i privati che si rilassano dopo il lavoro.
Recapitabilità e autenticazione: il filtro invisibile prima dell’orario di invio
Scegliere l’orario giusto non serve a nulla se il messaggio non raggiunge la posta in arrivo. Da febbraio 2024, Gmail e Yahoo applicano nuovi requisiti ai mittenti che inviano grandi volumi di e-mail. Le regole riguardano l’autenticazione del dominio (SPF, DKIM, DMARC) e la facilità di annullare l’iscrizione.
Un mittente non conforme può subire rifiuti temporanei o permanenti. In pratica, il messaggio viene bloccato o reindirizzato nella cartella spam prima ancora che l’orario di invio entri in gioco.
Prima di concludere che un risultato negativo dipenda dall’orario, è necessario verificare tre aspetti:
- L’autenticazione del dominio è configurata correttamente (record SPF e DKIM e policy DMARC pubblicati nel DNS)
- Il link per annullare l’iscrizione è visibile e funzionante in ogni invio, in conformità ai requisiti di Gmail e Yahoo
- Il tasso di segnalazioni come spam resta al di sotto della soglia critica, perché una reputazione del mittente compromessa penalizza tutti gli invii, indipendentemente dall’orario scelto
Un’e-mail tecnicamente impeccabile inviata in un orario nella media darà risultati migliori di un messaggio con autenticazione non corretta inviato nella fascia oraria ritenuta perfetta.
Test A/B sull’orario di invio: come trovare la fascia più adatta
Le medie di settore offrono un punto di partenza, non una risposta definitiva. L’unico modo affidabile per determinare l’orario migliore per un pubblico specifico è il test A/B sulla fascia di invio.
Il principio è semplice: inviare la stessa e-mail, con lo stesso oggetto e lo stesso contenuto, a due gruppi selezionati casualmente dalla stessa lista, ma in due orari diversi. L’unica variabile è l’orario.
Cosa misurare (e cosa ignorare)
Considerati i limiti del tasso di apertura descritti sopra, è preferibile valutare il test in base ai clic o a un obiettivo commerciale preciso (modulo compilato, appuntamento fissato, ordine effettuato). Confrontare i clic tra due fasce orarie fornisce un’indicazione più affidabile rispetto al confronto delle aperture.
Un solo test non basta. Le abitudini di consultazione variano in base al periodo dell’anno, alle ferie e agli eventi di settore. Ripetere il test a distanza di qualche settimana permette di confermare o smentire i primi risultati.
Fusi orari e segmentazione
Se una lista comprende contatti distribuiti su più fusi orari, un unico invio alle 9, ora di Parigi, arriva alle 3 del mattino sulla costa orientale degli Stati Uniti. Segmentare la lista per fuso orario e programmare invii scaglionati evita che il messaggio finisca sepolto sotto le e-mail arrivate durante la notte del destinatario.
La maggior parte degli strumenti di e-mail marketing offre questa funzionalità di ottimizzazione dell’orario di invio, basata sulla posizione o sulla cronologia del coinvolgimento individuale. Questo approccio è preferibile alla ricerca di una fascia oraria universale.
L’orario di invio di un’e-mail professionale è una leva tra le tante, da considerare dopo la recapitabilità tecnica e la pertinenza del contenuto. Una fascia oraria testata sul proprio pubblico, valutata in base ai clic anziché alle aperture e adattata ai fusi orari dei destinatari, produce risultati più duraturi rispetto a un orario copiato da uno studio generico.
